จองเรือและเครื่องบินขนส่งสินค้า ต้องเตรียมอะไรบ้าง? 6 ข้อมูลสำคัญก่อนจองระวาง

ก่อนจองเรือหรือเครื่องบิน ต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง?

การขอราคาหรือจองระวางเรือและเครื่องบินเพื่อขนส่งสินค้าระหว่างประเทศ ควรเตรียมข้อมูลสำคัญให้ครบถ้วนตั้งแต่ต้น เพื่อให้ผู้ให้บริการประเมินค่าใช้จ่ายและตรวจสอบตารางขนส่งได้ตรงกับความต้องการ

ข้อมูลสำคัญที่ควรเตรียมมี 6 ข้อ ได้แก่

1. ชื่อและประเภทสินค้า — แจ้งว่าสินค้าคืออะไร มีลักษณะพิเศษหรือไม่
2. ปริมาณ ขนาด และน้ำหนัก — แจ้งจำนวนหีบห่อ ขนาด และน้ำหนักรวม
3. เอกสารประกอบสินค้า — เช่น SDS สำหรับสินค้าเคมีภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
4. รูปแบบการขนส่ง — ทางเรือแบบ FCL หรือ LCL หรือการขนส่งทางอากาศ
5. วันที่สินค้าพร้อม — รวมถึงวันที่ต้องการให้ถึงปลายทาง
6. ต้นทางและปลายทาง — ระบุท่าเรือ สนามบิน หรือสถานที่รับ–ส่งสินค้า

ข้อควรรู้: การได้รับใบเสนอราคาค่าขนส่งยังไม่ได้หมายความว่าจองระวางสำเร็จ และควรตรวจสอบเสมอว่าราคาที่ได้รับครอบคลุมค่าใช้จ่ายส่วนใดบ้าง

หากเตรียมข้อมูลข้างต้นได้ครบ จะช่วยลดการสอบถามเพิ่มเติมและทำให้การประสานงานสะดวกขึ้น แต่หากยังมีข้อมูลบางรายการที่ไม่ทราบ สามารถแจ้งผู้ให้บริการเพื่อช่วยประเมินเบื้องต้นได้

---

รายละเอียดเพิ่มเติม: เตรียมข้อมูลอย่างไรให้การขนส่งราบรื่น?

การนำเข้าหรือส่งออกสินค้า ไม่ว่าจะขนส่งทางเรือหรือทางเครื่องบิน สิ่งหนึ่งที่หลายคนมักพบคือ เมื่อติดต่อบริษัทขนส่งหรือ Freight Forwarder เพื่อสอบถามราคาค่าระวางแล้ว กลับต้องเสียเวลาสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมกันหลายรอบ

สาเหตุส่วนหนึ่งมาจากรายละเอียดสินค้าที่แจ้งไปยังไม่ครบถ้วน เช่น ไม่ทราบน้ำหนักรวม ไม่ได้แจ้งขนาดบรรจุภัณฑ์ หรือยังไม่แน่ใจว่าสินค้าจะพร้อมส่งเมื่อไร

เรื่องเหล่านี้อาจดูเป็นรายละเอียดเล็กน้อย แต่มีผลต่อการประเมินราคา การเลือกวิธีขนส่ง และการวางแผนจองระวาง

วันนี้เราจึงอยากแนะนำว่า ข้อมูลแต่ละอย่างสำคัญอย่างไร และควรเตรียมอะไรบ้างก่อนติดต่อผู้ให้บริการ

ขอราคาค่าขนส่งกับจองระวาง ต่างกันอย่างไร?

ก่อนอื่นควรทำความเข้าใจว่าการขอราคาค่าขนส่งและการจองระวางเป็นคนละขั้นตอน

การขอราคาค่าขนส่ง (Freight Quotation) คือการสอบถามราคาค่าระวางและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยแจ้งข้อมูลสินค้า เส้นทาง และช่วงเวลาที่ต้องการขนส่ง

ส่วน การจองระวาง (Space Booking) คือการขอจองพื้นที่สำหรับขนส่งสินค้ากับสายเรือหรือสายการบิน ซึ่งต้องพิจารณาตารางเดินเรือหรือเที่ยวบิน รวมถึงพื้นที่ระวางที่มีอยู่ในช่วงเวลานั้น

ดังนั้น แม้จะได้รับใบเสนอราคาแล้ว ก็ไม่ได้หมายความว่าจะมีพื้นที่ระวางพร้อมให้จองเสมอไป

การเตรียมข้อมูลให้ครบตั้งแต่ต้นจึงช่วยให้ผู้ให้บริการตรวจสอบราคา ตารางขนส่ง และทางเลือกที่เหมาะสมได้ง่ายขึ้น

1. ชื่อและรายละเอียดสินค้า

ข้อมูลแรกที่ควรแจ้งคือสินค้าที่ต้องการขนส่งคืออะไร มีลักษณะอย่างไร และใช้ทำอะไร

ตัวอย่างเช่น เครื่องจักร อะไหล่ เฟอร์นิเจอร์ อาหาร วัตถุดิบ หรือสินค้าเคมีภัณฑ์

เหตุผลที่ต้องแจ้งรายละเอียดสินค้า เพราะสินค้าบางประเภทอาจมีข้อจำกัดในการขนส่ง ต้องใช้วิธีบรรจุพิเศษ หรือมีเอกสารประกอบเพิ่มเติม

หากแจ้งเพียงว่าเป็นสินค้าทั่วไป แต่ภายหลังพบว่าเป็นสินค้าที่มีข้อกำหนดเฉพาะ ก็อาจต้องตรวจสอบราคาและเงื่อนไขการขนส่งกันใหม่

คำแนะนำ: ควรแจ้งชื่อสินค้าภาษาอังกฤษด้วยหากมี พร้อมอธิบายลักษณะสินค้าที่สำคัญ โดยเฉพาะสินค้าที่อาจเป็นวัตถุอันตราย สินค้าแตกหักง่าย หรือสินค้าที่ต้องควบคุมอุณหภูมิ

2. ปริมาณ ขนาด และน้ำหนักสินค้า

อีกข้อมูลหนึ่งที่สำคัญมากคือจำนวน ขนาด และน้ำหนักของสินค้า โดยควรเตรียมข้อมูลดังนี้

• จำนวนกล่อง หีบห่อ หรือพาเลท
• ขนาดบรรจุภัณฑ์ กว้าง × ยาว × สูง พร้อมหน่วย
• น้ำหนักรวมสินค้าและบรรจุภัณฑ์ (Gross Weight)
• ปริมาตรรวม (CBM) หากทราบ

เหตุผลที่ต้องแจ้งข้อมูลเหล่านี้ เพราะวิธีคำนวณค่าขนส่งทางเรือและทางเครื่องบินแตกต่างกัน

สำหรับการขนส่งทางเรือแบบไม่เต็มตู้ (LCL) ผู้ให้บริการมักพิจารณาปริมาตรหรือน้ำหนักตามเกณฑ์ที่กำหนด

ส่วนการขนส่งทางอากาศจะพิจารณาน้ำหนักจริงและน้ำหนักตามปริมาตร (Volumetric Weight) เพื่อกำหนดน้ำหนักที่ใช้คิดค่าขนส่ง (Chargeable Weight)

จึงอาจพบว่าสินค้าที่น้ำหนักไม่มาก แต่มีขนาดใหญ่ กลับมีค่าขนส่งสูงกว่าที่คาดไว้ได้

คำแนะนำ: หากไม่ทราบวิธีคำนวณ CBM หรือ Chargeable Weight สามารถแจ้งขนาด น้ำหนัก และจำนวนสินค้าให้ Freight Forwarder ช่วยคำนวณได้ แต่ต้องระบุให้ชัดว่าขนาดและน้ำหนักดังกล่าวรวมบรรจุภัณฑ์แล้วหรือไม่

3. เอกสารและข้อมูลประกอบสินค้า

สินค้าทั่วไปอาจใช้เพียงรายละเอียดเบื้องต้นในการขอราคา แต่สินค้าบางประเภทจำเป็นต้องมีเอกสารหรือข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อให้ผู้ให้บริการตรวจสอบว่าสามารถรับขนส่งได้หรือไม่

ตัวอย่างเช่น

สินค้าเคมีภัณฑ์

อาจต้องใช้เอกสาร Safety Data Sheet (SDS) หรือที่หลายคนคุ้นเคยในชื่อ MSDS เพื่อให้ผู้ให้บริการพิจารณาลักษณะและความเสี่ยงของสินค้า

อย่างไรก็ตาม การมี SDS ไม่ได้หมายความว่าสินค้านั้นจะได้รับอนุญาตให้ขนส่งได้ทันที เนื่องจากอาจมีข้อกำหนดเพิ่มเติมตามประเภทสินค้าและวิธีขนส่ง

สินค้าที่ต้องควบคุมอุณหภูมิ

ควรแจ้งช่วงอุณหภูมิที่ต้องการควบคุมและข้อจำกัดในการจัดเก็บหรือขนส่ง

สินค้าที่มีขนาดใหญ่หรือน้ำหนักมากผิดปกติ

ควรมีรายละเอียดขนาด น้ำหนัก จุดยกสินค้า และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวิธีเคลื่อนย้าย เพื่อให้ผู้ให้บริการประเมินอุปกรณ์ที่เหมาะสม

คำแนะนำ: หากไม่แน่ใจว่าสินค้าต้องใช้เอกสารพิเศษหรือไม่ ควรแจ้งรายละเอียดสินค้าให้ผู้ให้บริการตรวจสอบก่อนจองระวาง ไม่ควรรอจนสินค้าพร้อมส่งแล้วจึงเริ่มตรวจสอบ

4. รูปแบบการขนส่งและประเภทตู้คอนเทนเนอร์

สำหรับการขนส่งทางเรือ เราควรแจ้งว่าสินค้ามีปริมาณมากน้อยเพียงใด และต้องการขนส่งรูปแบบไหน

โดยทั่วไปมีรูปแบบที่พบได้บ่อย ได้แก่

FCL (Full Container Load)

เป็นการขนส่งที่ใช้ตู้คอนเทนเนอร์สำหรับสินค้าของผู้ส่งรายเดียว โดยไม่จำเป็นต้องบรรจุสินค้าจนเต็มพื้นที่ตู้

ตัวอย่างตู้ที่ใช้กันทั่วไป เช่น

• 20′ Dry Container
• 40′ Dry Container
• High Cube Container
• Reefer Container สำหรับสินค้าที่ต้องควบคุมอุณหภูมิ
• ตู้ประเภทพิเศษสำหรับสินค้าที่มีลักษณะเฉพาะ

LCL (Less than Container Load)

เป็นการขนส่งแบบไม่เต็มตู้ โดยนำสินค้าไปรวมกับสินค้าของรายอื่นในตู้คอนเทนเนอร์เดียวกัน

หากยังไม่แน่ใจว่าสินค้าควรใช้ FCL หรือ LCL ก็ไม่จำเป็นต้องเลือกเองตั้งแต่ต้น

คำแนะนำ: แจ้งจำนวนสินค้า ขนาด น้ำหนัก และลักษณะสินค้าให้ครบ เพื่อให้ Freight Forwarder ช่วยเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายรวม ระยะเวลา และข้อจำกัดของแต่ละรูปแบบได้

สำหรับการขนส่งทางอากาศก็เช่นเดียวกัน ควรแจ้งขนาดและน้ำหนักให้ครบ โดยเฉพาะสินค้าที่มีขนาดใหญ่หรือมีข้อกำหนดพิเศษในการรับขนส่ง

5. วันที่สินค้าพร้อมและวันที่ต้องการให้ถึงปลายทาง

เรื่องเวลาเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ควรแจ้งให้ชัดเจนตั้งแต่แรก

ข้อมูลที่ควรเตรียม ได้แก่

• วันที่สินค้าพร้อมให้รับหรือโหลด
• วันที่ต้องการให้สินค้าถึงปลายทาง
• วันที่ต้องส่งมอบให้ลูกค้า หากมีกำหนดแน่นอน

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ผู้ให้บริการเลือกตารางเรือหรือเที่ยวบินได้เหมาะสมกับความต้องการ

อย่างไรก็ตาม วันที่สินค้าพร้อมไม่ได้หมายความว่าจะสามารถโหลดขึ้นเรือหรือเครื่องบินได้ในวันนั้นทันที เนื่องจากยังมีเวลาตัดรับสินค้าและเอกสาร (Cut-off Time) รวมถึงขั้นตอนอื่นที่ต้องดำเนินการ

อีกเรื่องที่ควรทราบคือ วันที่เรือหรือเครื่องบินคาดว่าจะถึงปลายทาง (ETA) ไม่ได้หมายความว่าสินค้าจะพร้อมส่งมอบให้ผู้รับในวันเดียวกันเสมอไป เพราะอาจยังมีขั้นตอนขนถ่าย ตรวจปล่อยสินค้า และการขนส่งภายในประเทศ

คำแนะนำ: หากมีกำหนดส่งมอบสินค้าที่สำคัญ ควรแจ้งตั้งแต่ต้น เพื่อให้ผู้ให้บริการช่วยวางแผนระยะเวลาและเผื่อความเสี่ยงที่อาจทำให้เกิดความล่าช้า

6. ท่าเรือหรือสนามบินต้นทางและปลายทาง

ข้อมูลสุดท้ายคือเส้นทางที่ต้องการขนส่ง

สำหรับการขนส่งทางเรือ ควรแจ้งท่าเรือต้นทาง (Port of Loading: POL) และท่าเรือปลายทาง (Port of Discharge: POD)

ส่วนการขนส่งทางอากาศ ควรแจ้งสนามบินต้นทางและสนามบินปลายทาง

หากไม่ทราบว่าจะต้องใช้ท่าเรือหรือสนามบินแห่งใด สามารถแจ้งเมือง ประเทศ และสถานที่รับหรือส่งสินค้า เพื่อให้ผู้ให้บริการช่วยแนะนำเส้นทางได้

นอกจากนี้ ควรแจ้งเงื่อนไขการซื้อขายหรือ Incoterms ที่ตกลงกันไว้ เช่น EXW, FOB หรือ CIF โดยระบุสถานที่ตามเงื่อนไขนั้นให้ชัดเจนด้วย

เรื่องนี้สำคัญเพราะ Incoterms เกี่ยวข้องกับการแบ่งหน้าที่ ค่าใช้จ่าย และความเสี่ยงระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขาย แต่ไม่ได้กำหนดรายละเอียดทุกส่วนของสัญญาซื้อขายหรือสัญญาขนส่ง

คำแนะนำ: เวลาขอราคา ควรสอบถามให้ชัดเจนว่าราคาที่ได้รับครอบคลุมค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง เพราะราคาค่าระวางเพียงอย่างเดียวอาจไม่ใช่ต้นทุนทั้งหมดของการขนส่ง

ตัวอย่างข้อมูลสำหรับส่งขอราคาค่าขนส่ง

หากต้องการขอราคาให้สะดวกขึ้น สามารถใช้รายการข้อมูลต่อไปนี้เป็นแนวทางในการเตรียมรายละเอียดส่งให้ Freight Forwarder

รายการ	ข้อมูลที่ควรแจ้ง
ประเภทงาน	นำเข้าหรือส่งออก
วิธีขนส่ง	ทางเรือหรือทางอากาศ
ชื่อสินค้า	ชื่อและรายละเอียดสินค้า
จำนวน	จำนวนกล่อง พาเลท หรือหีบห่อ
น้ำหนัก	Gross Weight รวม
ขนาด	กว้าง × ยาว × สูง พร้อมหน่วย
รูปแบบขนส่ง	FCL / LCL / ประเภทตู้ หากทราบ
ต้นทาง	ท่าเรือ สนามบิน หรือสถานที่รับสินค้า
ปลายทาง	ท่าเรือ สนามบิน หรือสถานที่ส่งมอบ
วันที่พร้อม	วันที่สินค้าพร้อมให้รับหรือโหลด
วันที่ต้องการสินค้า	วันที่ต้องการให้ถึงปลายทาง
เงื่อนไขซื้อขาย	Incoterms และสถานที่ที่ระบุ
ข้อมูลเพิ่มเติม	เอกสาร SDS หรือข้อกำหนดพิเศษ หากเกี่ยวข้อง

หากข้อมูลบางอย่างยังไม่ครบ สามารถแจ้งว่าเป็นข้อมูลเบื้องต้นก่อนก็ได้ แต่ควรทราบว่าราคาและเงื่อนไขการขนส่งอาจเปลี่ยนแปลงเมื่อได้รับข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนแล้ว

คำถามที่พบบ่อย

ต้องรู้ขนาดตู้คอนเทนเนอร์ก่อนขอราคาหรือไม่?

ไม่จำเป็นเสมอไป หากยังไม่ทราบ สามารถแจ้งจำนวน ขนาด และน้ำหนักสินค้าให้ผู้ให้บริการช่วยประเมินขนาดตู้ที่เหมาะสมได้

ขอราคาค่าขนส่งแล้ว ถือว่าจองระวางเรียบร้อยหรือยัง?

ยังไม่ถือว่าจองสำเร็จ การขอราคาเป็นเพียงการสอบถามค่าใช้จ่าย ส่วนการจองระวางต้องได้รับการยืนยันตามขั้นตอนของผู้ให้บริการ

ทำไมราคาค่าขนส่งจริงอาจแตกต่างจากราคาที่สอบถามครั้งแรก?

อาจเกิดจากข้อมูลสินค้าเปลี่ยนแปลง ช่วงเวลาขนส่ง ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม หรือขอบเขตบริการที่แตกต่างกัน จึงควรตรวจสอบเงื่อนไขและอายุใบเสนอราคาทุกครั้ง

ไม่แน่ใจว่าควรขนส่งทางเรือหรือทางเครื่องบิน ควรทำอย่างไร?

ควรแจ้งประเภทสินค้า ปริมาณ น้ำหนัก กำหนดส่งมอบ และงบประมาณโดยประมาณ เพื่อให้ผู้ให้บริการช่วยเปรียบเทียบต้นทุนและระยะเวลาของแต่ละวิธี

สรุป

การขอราคาค่าขนส่งและจองระวางเรือหรือเครื่องบินจะสะดวกขึ้นมาก หากเราเตรียมข้อมูลสินค้าให้ครบถ้วนตั้งแต่ต้น

ไม่ว่าจะเป็นชื่อสินค้า ปริมาณ น้ำหนัก เอกสารประกอบ วันที่สินค้าพร้อม หรือเส้นทางขนส่ง ข้อมูลเหล่านี้ล้วนช่วยให้ผู้ให้บริการประเมินราคาและเสนอทางเลือกได้เหมาะสมยิ่งขึ้น

สิ่งสำคัญคือ ไม่จำเป็นต้องทราบรายละเอียดทางเทคนิคทุกอย่างด้วยตัวเอง แต่ควรแจ้งข้อมูลที่มีให้ครบและสอบถามเพิ่มเติมในส่วนที่ยังไม่แน่ใจ

หากท่านกำลังวางแผนนำเข้าหรือส่งออกสินค้า และต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีขนส่งที่เหมาะสม สามารถติดต่อทีมงาน Bunmee Logistics เพื่อปรึกษารายละเอียดเบื้องต้นได้

LINE ID: @BMLOGISTICS
Hotline: 084-111-7234